Selon vous, une facture n’est qu’une pièce comptable ? Une formalité fastidieuse mais obligatoire ? Découvrez les 10 commandements d’une facturation en bonne et due forme, et vous comprendrez ce qu’elle apporte à votre entreprise.

Non et non, soigner sa facturation, ce n’est pas obéir aveuglément à des règles rigides, imposées par votre comptable.

La facturation est un mécanisme clé dans le moteur de votre entreprise. Elle joue un rôle de premier plan dans la gestion de votre trésorerie, dans votre suivi client, dans la qualité de votre service, dans l’image de votre entreprise et donc, dans vos résultats. Mais cette mécanique doit être bien réglée, bien huilée, bien rodée.

Quels sont les 10 commandements de la facturation pour faire rouler votre entreprise au bon régime ?

Tout produit ou service affichera une valeur

Tout produit ou service, vendu et livré, doit avoir une valeur chiffrée. C’est ce qui permet de le comparer aux prix de son marché, et éventuellement de le négocier, d’accorder une remise ou une gratuité.

Toute livraison ou prestation effectuée donnera lieu à une facturation

Dès le moment où un bien ou un service chiffré a été vendu et livré, une facturation doit être réalisée.

La facturation concernera tous les clients, externes ou internes

La facturation doit s’appliquer à tous les clients, même dans les cas où la prestation est interne, par exemple quand l’échange se fait entre deux services au sein d’une seule et même société, ou bien entre deux sociétés au sein d’un groupe.

La facturation obéira à des règles de régularité, de qualité et de ponctualité

La facturation doit suivre un processus constant et régulier, sans retard, et respecter une mise en forme soignée, cohérente, suivant un modèle structuré. La rigueur qui en émane permet d’assurer la confiance du client, de refléter la qualité du service et de faire valoir le sérieux et la compétence de l’entreprise.

Les factures seront régulièrement et correctement enregistrées

Les factures sont les pièces comptables indispensables à la validation des écritures.

  • Les originaux des factures doivent être envoyés très rapidement aux clients.
  • Les copies doivent être conservées, enregistrées comptablement et classées (par exemple, sous la forme de fichiers PDF).
  • La numérotation doit être réalisée par ordre chronologique (ex : AAMMxxxx) pour obéir aux règles de la fiscalité. Le numéro de facture doit aussi répondre à des règles rationnelles et structurées pour que chacun puisse les identifier et les retrouver facilement.

Dans le cas où de gros volumes sont enregistrés mensuellement, la mise en place d’une Gestion Electronique des Documents (GED) permet de retrouver une facture via une recherche par mots-clés.

Des contrôles de cohérence seront effectués

Des contrôles doivent être effectués, au moins tous les 2 mois, pour s’assurer que tout ce qui a été vendu a bien été facturé. Les correspondances doivent être vérifiées entre les objets des factures et les volumes et natures des produits ou services réellement livrés. En cas d’écart constaté, celui-ci doit être justifié par un motif clairement énoncé. C’est le travail du responsable de la comptabilité, mais aussi celui du commercial ou de toute autre personne responsable d’une vente ou d’une relation client. Ce contrôle doit être formalisé par une trace écrite ou informatisée.

Toute facture sera payée dans les délais, et son règlement sera correctement comptabilisé

Une facture envoyée sans tarder a bien plus de chance de déclencher un règlement rapide qu’une facture transmise en retard au client… Dès que le règlement a été réalisé, il doit être enregistré, comptabilisé et affecté à la ou aux factures concernées.

Les factures non réglées feront l’objet de relances

Les factures non réglées doivent être rapidement identifiées et analysées. Elles doivent donner lieu à des relances régulières et efficaces auprès des clients en retard de paiement. Les petites structures peuvent se contenter d’un fichier Excel de suivi de facturation. Pour les entreprises produisant de gros volumes, les logiciels de gestion fournissent des systèmes d’alertes automatiques. Les délais moyens de règlement client (DMRC) constituent un bon indicateur d’efficacité du suivi de la facturation. Ils doivent être recalculés tous les 2 mois.

Les différents métiers de l’entreprise seront responsables de leur facturation et de leur recouvrement de créances

Chaque activité, au sein de l’entreprise, doit être responsable de la qualité de la facturation qui la concerne, et de la qualité du recouvrement de sa prestation. Le commercial, par exemple, doit s’assurer que toute la chaîne de facturation est conforme à ce qui a été conclu avec son client, du bon de commande du produit ou service jusqu’à son encaissement. Il valide la conformité de la facture et en vérifie son encaissement.

Toutes ces règles s’imposeront à tous

La facturation concerne l’ensemble des acteurs de l’entreprise. Elle doit être mise en œuvre et mise en forme selon des règles communes clairement définies, admises et respectées par tous.