Les écrits professionnels ne cessent d’évoluer, de façon surprenante. On aurait pu croire qu’avec les nouvelles technologies, la production d’écrits allait diminuer, mais c’est le contraire, nous écrivons de plus en plus.

Il y a plusieurs explications au phénomène. D’une part, parce que les occasions de communiquer se multiplient. D’autre part, s’il s’avère que sur le Net, les vidéos attirent un plus large public que les textes, sur le plan qualitatif, le texte implique davantage.

En effet, les lecteurs sont plus fiables que les spectateurs des vidéos : ils appartiennent à une classe sociale supérieure, ils retiennent mieux ce qui est lu que ce qui est vu, ils achètent plus volontiers quand ils sont séduits par un texte.

Par conséquent, le support écrit a de beaux jours devant lui. Faisons le point sur ses déclinaisons et sur les façons d’assurer cette abondante production.

Que sont les écrits professionnels ?

Considérons les écrits professionnels comme l’ensemble des traces écrites utiles à la vie professionnelle. Ils offrent de nombreux avantages : gagner en efficacité et gagner du temps, soigner l’image de l’entreprise, multiplier les prospects et fidéliser les clients.

Nous pouvons les diviser en six catégories :

  • Les écrits pratiques : les notes sur post-it, les listes pense-bête, le répertoire, l’agenda, les plannings, les mind maps (ou cartes mentales) et une variété de listes intelligentes sur Excel…
  • Les écrits commerciaux : une large palette de documents qui ont pour fonction de « vendre » un sujet, au sens large :
    • présentation attractive (ou pitch) d’une entreprise, d’un produit ou d’un individu ;
    • proposition commerciale ou devis ;
    • suivi des prospects et des clients par envois automatisés d’emails
  • La correspondance: courriers et emails. Quelle que soit sa fonction (information, consigne, prise de rendez-vous, etc.), la correspondance contribue à engager et à entretenir de bons rapports avec ses contacts…
  • Les écrits opérationnels: ils accompagnent et encadrent les actions, depuis la phase du projet jusqu’à celle de l’aboutissement. Cela regroupe une diversité de documents :
    • présentation non commerciale (d’entreprise, de dispositif, de réglementation, d’actions à mener…) ;
    • note (d’aide à la décision, d’organisation, de consigne, de synthèse, de problématique…) ;
    • compte rendu (de réunion, d’entrevue, d’observation…) ;
    • rapport (d’activité, d’incident, d’enquête, de stage…).
  • Les écrits techniques : dossier technique ; analyse fonctionnelle des besoins ; cahier des charges.
  • Les écrits sur le Net: ils permettent d’imposer sa marque personnelle et celle de son entreprise. Une présence de qualité sur le Net réunit plusieurs éléments :
    • site-vitrine ;
    • blog où sont publiés régulièrement des articles (ou billets) ;
    • publications sur les blogs des partenaires et sur les réseaux sociaux.

Pourquoi parler d’une nouvelle écriture ?

La multiplication des écrits nous sollicite beaucoup, à la fois comme lecteurs et comme rédacteurs.

De ce fait, nous lisons moins attentivement, consacrant un temps supérieur au survol des informations. Et notre style est devenu plus direct. Les textes et les phrases se sont raccourcis.

Des comptes rendus qui faisaient jadis l’objet de brochures de 10 pages sont aujourd’hui présentés sous la forme de tableaux concentrant l’ensemble des informations sur une page. Les écrits sont considérablement simplifiés. C’est à cette condition qu’ils se sont démocratisés.

Ainsi, l’écriture concerne de plus en plus de monde. C’est à la fois une mauvaise et une bonne nouvelle. La mauvaise nouvelle, c’est que ceux qui n’écrivent pas sont véritablement handicapés. La bonne, c’est qu’une écriture simplifiée permet à un nombre croissant de professionnels d’ajouter quelques cordes à leur arc.

C’est quoi, être bien dans ses écrits ?

Comme nous le voyons, le professionnel d’aujourd’hui a beaucoup d’écrits à produire, au point que le temps consacré à cette production menace d’empiéter sur le temps réservé à son activité principale.

Il devient difficile de tout écrire soi-même. C’est pourquoi « assurer la production d’écrits » et « rédiger » sont deux choses à séparer distinctement. Et être bien dans ses écrits, cela signifie principalement deux choses :

  • être capable de rédiger avec aisance une partie de ses écrits, ne serait-ce que des emails ;
  • savoir diriger ses prestataires en écriture.

Oui, vous pouvez très bien limiter la rédaction à vos emails et déléguer le reste. Toutefois, cela ne veut pas dire que vous laissez les autres écrire à votre place, les yeux fermés. Déléguer la rédaction ne doit pas vous dispenser de connaître les règles de l’écriture, ne serait-ce que pour donner des consignes précises.

Vous pouvez considérer l’écriture à la manière d’un chef d’orchestre. Celui-ci n’a pas besoin de maîtriser tous les instruments pour diriger ; en revanche, il doit connaître la musique, pour pouvoir imposer sa touche personnelle à chaque instrumentiste.

Pour être satisfait de votre rédacteur, et afin d’éviter de multiples allers retours de vos textes, vous devez savoir diriger pareillement. C’est pourquoi les règles de l’écriture vous concernent. Ici, « connaître la musique » revient à connaître chaque type de document, sa forme et son utilité.

Cette connaissance vous permettra d’établir une stratégie (quels écrits produire et lesquels ignorer ? Sur quels médias ? A quel rythme ? Etc.), de définir une ligne éditoriale (l’orientation de votre communication écrite) et, dans les situations sensibles, d’imposer un contenu.

Bien géré et bien contrôlé, votre service de rédaction ne vous prendra qu’une à trois heures par semaine. C’est ainsi que vous assurerez une production d’écrits de qualité, en ayant l’esprit libre pour vous consacrer aux activités dans lesquelles vous excellez.

Avez-vous besoin de faire le point sur vos écrits professionnels ? Parlons-en !