Le management de projet est un levier majeur de compétitivité pour les PME. Or celles-ci ont des moyens financiers et humains souvent très limités. Heureusement, le management de projet n’est pas affaire d’outils, mais de management : les compétences d’un chef de projet et de son équipe, et la bonne communication avec la Direction sont les attributs clés de la réussite.

Le management de projet : un levier majeur de compétitivité pour les PME

Une PME a souvent un nombre restreint de clients. Moins encore qu’une plus grande entreprise, elle ne peut se permettre qu’un projet parte à vau-l’eau avec l’un ses précieux clients.

Le management de projet est le moyen d’assurer le succès d’une entreprise sur son marché en tenant ses engagements vis-à-vis de ses clients, tout en optimisant l’utilisation de ses ressources humaines et financières. Or le mode projet reste encore exceptionnel dans la majorité des PME, alors que cette démarche peut aisément s’adapter à leurs spécificités.

Au fait, le management de projet, c’est quoi ?

Le management de projet couvre l’ensemble des méthodes et outils qui permettent à un chef de projet et à son équipe d’évaluer, d’organiser et de piloter les tâches à exécuter, mais aussi le management des ressources humaines, la gestion des risques et la capitalisation.

Son objectif : le respect des coûts, des délais et de la performance technique. Plus le projet est vaste et complexe, plus le chef de projet s’éloigne du domaine technique. Ce type d’organisation s’applique aussi bien pour les grandes entreprises que pour les PME-PMI.

Et le management de projet en PME ?

Les petites entreprises ont généralement peu de collaborateurs, qui ont tous de multiples casquettes, y compris un rôle dans le processus de management de projet. Mais ces collaborateurs ne peuvent pas consacrer le temps et les efforts nécessaires à rédiger de vastes plans de projet. Les petites entreprises ne peuvent pas non plus s’offrir le dernier logiciel ou matériel qui leur permettrait d’automatiser certains processus.

Or, il y a des choses simples que la Direction d’une petite entreprise peut faire pour rationaliser le processus de management de projet, comme s’assurer de la précision des offres aux Clients, établir un prévisionnel d’activités, et mettre en place des canaux de retour d’information pour contrôler l’avancement.

Le management de projet n’est pas affaire d’outils, mais de management

Pour qu’un projet soit bien managé, la Direction doit désigner un chef de projet expérimenté. Parmi ses attributs : expérience, leadership, communication et crédibilité. Idéalement, le chef de projet doit être en place dès la phase initiale de proposition, et doit être impliqué dans toutes les discussions avec le Client. Le chef de projet commence par établir avec et les principaux responsables d’activités, une base projet :

  • Un plan de management qui précise l’organisation (rôles et responsabilités des différents acteurs) mise en place pour le projet, les contacts et la communication avec le client, les contraintes de réalisation et les hypothèses faites, les dépendances avec client et fournisseurs, les livrables au client et un calendrier des étapes clés pour le client.
  • Un plan de développement qui partant d’un existant, précise comment on arrive à la solution attendue par le client, le détail des tâches et leur enchaînement, les méthodes appliquées, les ressources (humaines et matérielles) à consacrer à l’effort, les hypothèses faites, les dépendances éventuelles avec d’autres projets.
  • Un budget initial avec le détail des budgets alloués pour chaque tâche définie et un responsable identifié.
  • Un planning suffisamment détaillé pour pouvoir mesurer l’avancement des travaux et des coûts
  • Une identification des risques et des opportunités avec un plan d’évitement / réalisation, et une estimation des impacts financiers

La Direction doit autoriser le lancement du projet sur cette base, déléguer le management du projet au chef de projet dans le cadre défini par la base, et valider la composition de l’équipe projet. La Direction devra ensuite assurer un suivi régulier de l’avancement du projet avec le chef de projet et les principaux responsables d’activités :

  • Travail réalisé et dépenses, estimation du travail restant et du coût associé, identification des ressources nécessaires
  • Livraisons effectuées et prévues, calendrier mis à jour
  • Problèmes, risques et opportunités

L’objectif de ce suivi est de permettre si nécessaire à la Direction, de prendre les mesures pour aider l’équipe projet à surmonter les difficultés rencontrées : faire appel à un expert en cas de difficulté technique imprévue, définir des priorités entre projets en cas de conflit, allouer des ressources supplémentaires, négocier avec le client des amendements ou des dérogations au contrat initial, …, ou encore changer la base initiale approuvée lors du lancement du projet.

Tant que la structure de l’entreprise ne dépasse pas quelques dizaines de personnes, point n’est besoin d’outils sophistiqués tels que MS Project, SAP ou autres ERP. En effet de tels outils sont très coûteux, et demandent une formation et une pratique courante pour pouvoir les utiliser efficacement. En fait, on peut tout à fait s’accommoder des outils basiques de bureautique : traitement de texte et tableur

Mettre en place un mode projet dans une PME ne demande pas d’investissement dans des outils coûteux. Les compétences d’un chef de projet et de son équipe, et la bonne communication entre la Direction et l’équipe projet sont les attributs clés de la réussite.