Se faire une place, cela prend du temps.

Au Japon, le business développement de produits et services de hautes technologies est un processus qui s’étend sur plusieurs mois et parfois jusqu’à 2 ans. Il nécessite une patience à toute épreuve, une volonté d’aboutir jamais démentie et une capacité à négocier patiemment. Ce chemin est surprenant et fait de périodes d’intenses activités et d’autres beaucoup plus calme mais, une fois le contrat signé, les opérations sont beaucoup plus simples, fluides … et rentables. C’est aussi une aventure humaine qui vous apportera une nouvelle vision sur vous, vos activités et votre business.

LES CODES DE LA RÉUNION : DISPONIBILITÉ, CURIOSITÉ ET ATTENTION.

La première réunion est absolument essentielle car elle déclenchera la motivation de vos interlocuteurs à considérer vos produits. En général, une ou deux personnes sont présentes. Ce sont en général des ingénieurs spécialistes du domaine mais la plupart du temps sans pouvoir décisionnel. Il s’agit de les convaincre afin qu’ils transmettent la pertinence de votre proposition à leur hiérarchie … vous avez une heure pour convaincre des personnes qui doivent ensuite convaincre en interne !

Si lors de la deuxième réunion (comptez 8 à 20 semaines) et après quelques échanges d’informations, vos interlocuteurs sont plus nombreux et des managers (à votre partenaire japonais de vous expliquer) participent alors votre prospect considère que vos produits et services sont dignes d’intérêt. Si ce n’est pas le cas, je suggère de ne pas insister.

Les réunions sur place sont courtes (une heure en général), elles doivent être minutieusement préparées car tant que les réponses ne satisfont pas à vos interlocuteurs, le projet n’avancera pas. Il faut imaginer des solutions, mettre en place des plans d’actions dont les résultats répondent aux exigences. Le principe fondamental de cette méthode est de faire progresser la connaissance de votre produit et d’éviter les surprises futures. L’objectif de votre client est de développer un nouveau produit « sans défaut ». Dans ce cadre, tenez vos engagements : pas de retard, les documents et les produits doivent être au niveau de qualité attendu. En cas de difficultés imprévues, n’hésitez pas à les communiquer et à expliquer comment vous pouvez les surmonter en proposant et obtenant leur participation. Donc, ne prenez pas d’engagements à la légère.

Soyez force de proposition

N’éluder jamais une objection ! Elle restera « ouverte » ou « non résolue » et reviendra quoi qu’il arrive. Il vaut mieux proposer une résolution des problèmes par des plans d’actions conjoints. L’exercice est délicat car vous devez aussi préserver vos savoirs-faire ainsi que votre propriété intellectuelle.

La négociation commerciale doit être structurée et avec des objectifs précis. Ne dites pas NON abruptement. Après avoir fait comprendre les difficultés de la demande, il est important de faire des contre-propositions et proposer des options, afin de montrer votre volonté d’aboutir. Votre agilité d’esprit et une bonne compréhension des objectifs de chacun vous aidera à trouver les clés du succès.
Vous serez d’autant plus efficace si vos objectifs sont clairs et si vous comprenez ceux de vos clients. Cependant, vous n’aurez jamais l’information complète.

Barrière de la langue, levez tous les doutes.

Encore fréquemment, l’expression en anglais reste très limitée. La barrière de la langue même avec un partenaire efficace peut générer des incompréhensions : Levez tous les doutes, exprimez ce que vous ne comprenez pas, dites ce que vous allez faire et faites-le dans les délais !

Si l’on ne répond pas à vos questions, n’insistez pas, mais écrivez les dans les comptes rendus afin d’expliquer que l’absence des informations souhaitées pourront impacter le projet : retard, performance, qualité…
Ne cherchez pas à tout comprendre et à tout maîtriser. Vos clients vous diront juste ce qu’il faut pour avoir un produit qui leur conviennent.