Marchés Publics : Comment bien répondre à un Appel d’Offre ?

Répondre aux marchés publics s’apparente pour beaucoup au « parcours du combattant ».
Certaines entreprises répondent la première fois par opportunité et réalisent le dossier de réponse dans la précipitation. Le résultat n’encourageant pas, par ailleurs à d’autres initiatives…
D’autres se découragent par la complexité du dossier de réponse (procédures, terminologies) ou le choix parfois récurrent des mêmes entreprises reconduites régulièrement.

Concrètement, pour bien répondre à un appel d’offre, il s’agit de comprendre les besoins et le contexte du client puis de construire et de dérouler une solution adaptée.

La réponse à un appel d’offre est donc un processus très particulier.

Conseil : L’acheteur est essentiellement intéressé par votre offre : soignez-la !

Mais qu’est-ce qu’un appel d’offre ?

Un appel d’offre est, certes une procédure, mais est surtout un potentiel de développement commercial !
Pour l’entreprise, c’est le moyen de mettre en avant son savoir-faire en proposant une solution adaptée, et en se démarquant. Une réponse de qualité peut déboucher sur d’autres opportunités à venir.
En France cela représente plus de 80 milliards d’euros. Le montant des marchés de l’Etat attribués aux PME est de 6.47 milliards.

Celui qui répond, augmente ses chances de réussir, ouvre le dialogue avec les acheteurs, et c’est encore mieux pour obtenir des marchés publics dont les montants sont inférieurs aux seuils…
Celui qui ne répond pas, laisse l’avantage à ses concurrents et s’écarte naturellement d’une garantie de trésorerie… et ne teste pas leur offre…

Mais il n’y pas de secret : c’est en testant qu’on apprend !

Pour progresser, il est donc également vivement conseillé de se rapprocher des donneurs d’ordres qui n’ont pas retenu votre candidature. Cela permet de demander les décisions de rejet pour comprendre les causes mais surtout d’améliorer la qualité des offres suivantes. L’acheteur public a l’obligation réglementaire de vous répondre. Dans cette note détaillée, le pouvoir adjudicateur indique, pour chaque critère d’attribution, la note obtenue par votre entreprise et la note obtenue par l’entreprise qui a gagné l’appel d’offres.

Répondre aux marchés publics ne s’improvise pas et demande un minimum d’organisation.

Comment se préparer pour gagner un appel d’offre ?

Pour bien répondre et éviter la précipitation il est d’abord nécessaire de détecter au plus tôt la consultation. Journaux d’annonces légales, bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP), plateformes de l’acheteur, sites dédiés… les sources pour dénicher des marchés publics sont multiples.
(Alertes gratuites : www.marches-publics.gouv.fr ; www.marcheonline.com)

Si vous consultez tous les supports et toutes les annonces, vous risquez de vous épuiser. La création de 2 à 3 alertes selon les critères correspondant à votre domaine et périmètre d’intervention (géographique, activité, mots clés, montant) et un tri ensuite en fonction de vos contraintes (compétences, personnel, délais de réponse et d’exécution, carnets de commande, saisonnalité) seront plus pertinents.

Plus vos filtres sont cohérents avec votre démarche commerciale, plus vous augmentez vos chances de réussite !

Avant de se lancer, trois questions peuvent aider à la prise de décision de répondre :

  • Ai-je le temps de monter le dossier ? (rétroplanning). Une négociation est-elle prévue ? Cela nécessitera une stratégie de réponse et du temps pour participer aux négociations et rédiger une nouvelle offre.
  • Ai-je les capacités suffisantes et tous les atouts nécessaires pour exécuter le marché seul ? (obligation de présenter le groupement dès la candidature).
  • Ai-je compris toutes les exigences du marché et mon offre correspond-elle aux critères déterminant le jugement ? (la lecture du DCE confirmera votre première impression sur le marché).

Toute réponse qui ne correspond pas aux formats « imposés » ou qui vise à côté est immédiatement rejetée. Il est donc important de sélectionner les bons marchés et de pouvoir adapter son offre.

Pour maximiser ses chances de remporter un marché public, il faut donc avant tout bien comprendre la terminologie, connaître son environnement, anticiper sa réponse avec un dossier de réponse simplifié et une méthodologie efficace.

NB : L’entreprise aura de meilleures chances de l’emporter si elle s’est auparavant fait connaître de l’acheteur …